Zo kies je de perfecte event datum

 

Keyzer Events

BLOG

Zo kies je de PERFECTE Event datum

01 mrt 2018 \\ Event Planning

Het kiezen van de datum is één van de eerste stappen in je eventplanningproces. Nadat je de doelen en doelstellingen voor je event op een rijtje hebt gezet, besteed je tijd aan het maken van een shortlist met data. Welke data passen het beste bij de strategie en planning van je event?

 

 

Het Seizoen

 

Als je een outdoor ski-uitje organiseert, is het nogal voor de hand liggend in welk seizoen dit moet plaatsvinden. Maar het kiezen van het seizoen gaat om veel meer dan het weer alleen:

 

  • Feestdagen;
  • Belangrijke sportwedstrijden;
  • Het weer;
  • Schoolvakanties;
  • Branchegebonden drukte.

 

Afhankelijk van het type event dat je organiseert kunnen deze seizoensgebonden factoren je helpen om je ideale shortlist samen te stellen. Stel dat je een zakelijk evenement organiseert met als doelgroep e-commerce managers. Dan is het verstandig extreem drukke periode voor e-commerce te vermijden.

 

Vermijd data met veel competitie

 

Onderzoek welke events binnen jou branche nog meer georganiseerd worden en op welke data. Bekijk eventkalenders van concurrenten, community agenda’s in jouw regio en noteer alle events die zich richten op dezelfde doelgroep. Bepaal per event hoe zwaar de concurrentie is bij het kiezen van jouw datum. Factoren die je hierbij in overweging neemt zijn:

 

  • Omvang van event;
  • Locatie;
  • Doelgroep (overlapping?);
  • Eventbezoek voorgaande edities;
  • Hoe bekend/geliefd is het event binnen de doelgroep;

 

Als je een hardloopwedstrijd organiseert in Groningen en er vindt diezelfde dag een andere hardloopwedstrijd plaats in Amsterdam. Dan is de kans groot dat dit geen problemen zal opleveren. Maar organiseer je een event gericht op CxO’s ergens centraal in Nederland en vindt er op diezelfde dag een ander event plaats dat zich op precies dezelfde doelgroep richt, dan wordt de doelgroep gedwongen te kiezen tussen die twee events. Wat tot een lagere opkomst voor beide events zal leiden.

 

Vakanties en nationale feestdagen

 

Tenzij je event direct te maken heeft met de vakantieperiode of nationale feestdagen is het niet verstandig je event op deze dagen te plannen. Een zakelijk event tijdens de Kerstdagen is dan ook een grote afrader. Maar een Kerstmarkt daarentegen is juist weer heel geschikt als familie-uitje tijdens de feestdagen.

 

Houd rekening met belangrijke data

 

Door de datum van je event af te stemmen op een datum of periode die belangrijk is voor jouw doelgroep kan je event enorm profiteren. Denk bijvoorbeeld aan internationale vieringen, themadagen/maanden en jubilea. Deze brengen enorme marketingmogelijkheden met zich mee. Media-aandacht en ondersteuning van andere partijen zijn vaak makkelijker te krijgen als je event verbonden is aan een groter onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan een Vrouwen Empowerment Event tijdens Nationale Vrouwendag. Of een workshop “Mini bieb bouwen” tijdens de week van de alfabetisering.

 

Wat zijn de topdagen van de week?

 

Bij het selecteren van de ideale dag van de week is het belangrijk dat je weet wat de “topdagen” zijn voor jou event. Ofwel, op welke dagen in de week is de opkomst naar verwachting het hoogst. Bij zakelijke events is dit meestal op woensdag, donderdag of vrijdag overdag. Voor consumenten of sociale evenementen is dit meestal in het weekend of doordeweeks in de avond.

 

Houd ook rekening met de standaard routine van je doelgroep. Organiseer je een zakelijke netwerkbijeenkomt, dan heeft het weinig zin om dit op maandagochtend 10u te doen als iedereen op kantoor aan het werk is.

 

De volgende stap: Kondig je datum aan

 

Wanneer je je huiswerk gedaan hebt. En met behulp van mijn tips de perfecte datum gekozen hebt, is het tijd voor de belangrijkste vervolgstap; de datum bekendmaken bij je doelgroep! Zet je event op de eventkalender op je website, verstuur een Save The Date naar je mailinglist en start met je marketingplan richting je doelgroep.

 

Hulp nodig bij het organiseren van jouw event? Neem dan nu vrijblijvend contact met ons op!

 

 

 

RECENT

04 Jan 2018 \\ Trends

06 Jan 2018 \\ Trends

10 Jan 2018 \\ Trends

POPULAR

08 Jan 2018 \\ Onderzoeksrapport

12 Jan 2018 \\ Trends

14 Jan 2018 \\ Trends

Copyright @ All Rights Reserved