Met welke Event kosten moet je rekening houden

 

Keyzer Events

BLOG

Met welke Event kosten moet je rekening houden?

8 okt 2018 \\ Event Planning

Er zijn diverse manieren om de onderdelen van een evenementenbudget te ontleden. Hoe jij dit wilt doen, hangt af van je persoonlijke voorkeur en de volgorde van jouw planningsproces. Onderstaand vind je een verdeling van de belangrijkste uitgaven voor een evenementenbudget.

 

Locatie-uitgaven

Het grootste deel van je budget zal hoogstwaarschijnlijk uitgegeven worden op locatie. Een evenement gaat immers over de beleving, dus je wil zoveel als nodig investeren om een onvergetelijke ervaring te garanderen. De volgende items vormen de belangrijkste elementen van je uitgaven op locatie.

 

  1. Locatie

Bij grotere evenementen neemt de locatie het grootste gedeelte van het budget in beslag. Omdat dit zo'n grote uitgave is, is het verstandig onderstaande voorbeelden te gebruiken voor het budgetteren.

 

Zorg er ten eerste voor dat de locatie is afgestemd op je overkoepelende doelen. Als het de bedoeling is om mensen zoveel mogelijk te laten netwerken en creatieve samenwerkingen mogelijk te maken, reserveer dan een locatie die voldoende ruimte en een natuurlijke doorstroom biedt voor aanwezigen om eenvoudig met elkaar in contact te komen.

 

Voor tips over het selecteren van de perfecte locatie, lees deze blog.

 

 

  1. Spreker(s)

De sprekers zijn ook een zeer belangrijk onderdeel van het evenementenbudget. Dit is een onderdeel waar je niet op mag besparen, omdat goede en bekende sprekers een belangrijke bijdrage leveren aan het trekken van bezoekers. In veel opzichten zullen de sprekers het "gezicht" zijn van het evenement, aangezien je hun naam en persoonlijke brand gebruikt om je eigen evenement meer waarde te geven.

 

Maar zorg er ook voor dat je sprekers kiest die aansluiten bij jouw visie voor het evenement en een interessante invalshoek toevoegen aan de event-content. Als je conferentie zich focust op de toekomst van smartphones, zou het logischer zijn om een senior engineer bij Apple te boeken in plaats van een thought leader voor sociale media. Hoewel de laatstgenoemden misschien bekender is, zou het kiezen van een Apple-technicus meer aansluiten bij de inhoud van het evenement en daadwerkelijk waarde bieden aan de deelnemers.

 

  1. Personeelskosten

Eén van de kosten die al snel oplopen, zijn de kosten van het event-personeel. Het team dat je helpt met de registraties, de deelnemers naar de zaal leidt en hen begroet bij aankomst is een essentieel onderdeel van de beleving van jouw gasten. Daarom wil je het personeel tijdens de duur van het evenement blij en energiek houden. Maaltijdkosten, reisplannen en accommodaties zijn dingen die je moet incalculeren voor je evenemententeam. Als van tevoren wordt afgesproken dat deze kosten worden gedekt, neem ze dan op in het event-budget omdat ze gemakkelijk tot een aanzienlijk bedrag kunnen oplopen.

 

 

  1. Aankleding en branding

Bij het creëren van een onvergetelijke beleving is het tot leven brengen van het thema en/of het merk onmisbaar. Overleg hoe je de aankleding wilt invullen en zet genoeg budget opzij om voldoende visuele elementen te kopen die bijdragen aan de beleving.

 

 

  1. Unieke ervaring

Aangezien interactieve technologie steeds beter wordt, zal het integreren van deze technologieën bijdragen aan een verbeterde deelnemerservaringen en jouw evenement gedenkwaardiger maken. De opkomst van kunstmatige intelligentie en virtual reality maakt het eenvoudig voor deelnemers om deel te nemen aan activiteiten ter plaatse die hun verbeeldingskracht vergroten. Kijk naar technologieën die aansluiten bij jouw event-thema en een unieke ervaring verzorgd voor je deelnemers.

 

 

  1. Onvoorziene kosten

Hoewel dit deel van het budget niet alleen relevant is voor de kosten op locatie, is het zeker een fonds dat je al vroeg in het planningsproces opzij moet zetten. Evenementen organiseren is een onvoorspelbare aangelegenheid en er zullen zeker situaties zijn waarin je je noodfonds moet aanboren.

 

Misschien annuleert een belangrijke spreker een week voor het evenement en moet je op stel en sprong een even indrukwekkende vervanger vinden. De kans is groot dat de nieuwe spreker meer kost dan de oorspronkelijke spreker omdat hij of zij wordt gevraagd om op zo'n korte termijn te presenteren. Het hebben van een noodfonds voor dergelijke scenario's zal de chaos van de situatie verlichten en ervoor zorgen dat je nog voldoende focus en energie hebt om een succesvol evenement te draaien.

 

Technonolgie

Zorg ervoor dat je budget toewijst aan de evenementonderdelen en marketingtools die zowel voor jouw als organisator als voor de bezoekers de meeste waarde hebben. Gezien de huidige technologie-gerichte industrie, is investeren in verschillende vormen van event-technologie een slimme manier om je budget te besteden.

 

  1. Event ROI Platform

Een alles-in-één platform voor evenementen dat bij je eventdoelen past, is waarschijnlijk de beste investering die je kunt doen met je budget. Dit komt omdat de juiste managementsoftware een lange termijninvestering is. De voordelen die je uit deze technologie haalt op het gebied van plannen, organiseren, afstemmen en rapportages, helpt je bij het nemen van beslissingen. Niet alleen voor het evenement waar je nu aan werkt, maar ook voor alle toekomstige evenementen.

 

Van registratie tot contactbeheer, het kiezen van de juiste software voor eventmanagement vormt een fundamenteel onderdeel van je evenementplanning en de ervaring van de deelnemers. Zorg dus voor voldoende budget en tijd om de juiste software te kiezen. Het kan het verschil maken.

 

  1. Event App

Afhankelijk van het type event dat je organiseert is een event-app een onmisbaar onderdeel in het eventplanningsproces. Vaak heeft de leverancier van de evenementmanagementsoftware ook de optie voor een event-app die zij aanbieden als onderdeel van het pakket. Reserveer voldoende budget voor de event-app omdat het een geweldige bron van informatie uit de back-end oplevert en een belangrijke bijdrage levert aan de bezoekerservaring. Vergeet ook niet dat je door een event-app te gebruiken kunt besparen op drukkosten van plattegronden, programmaboekjes e.d. wat weer past in het MVO plaatje.

 

  1. AV-techniek

Naast coole apps en virtual reality blijft ook de audiovisuele techniek van jouw evenement een belangrijke kostenpost in je budget. Zorg ervoor dat je op tijd in gesprek komt met een partij die je kan helpen de benodigde AV-techniek en bijbehorende kosten te inventariseren. Er is namelijk niets zo storend als een haperende presentatie, geluid dat niet werkt of een verkeerd uitgelicht podium tijdens je evenement. Wat ook onder dit kopje valt is het installeren van een goede wifi verbinding. Iedere locatie zal aangeven wifi te hebben. Maar zodra er 100+ man op hetzelfde wifinetwerk probeert in te loggen loop je al snel tegen een teleurstelling aan. Bespaar hier absoluut niet op en reserveer zo’n 25% van je budget voor de AV-techniek en technicus die je met alles helpt gedurende het evenement. Het brengt jouw evenement gegarandeerd naar het volgende niveau!

 

  1. Foto- en/of Videograaf

Vergeet ook zeker geen budget beschikbaar te maken om een goede foto- en/of videograaf in te huren om jouw evenement op de gevoelige plaat vast te leggen! Een evenement is meestal maar van korte duur. En als het dan allemaal voorbij is, hoe leuk is het dan als je nog mooie foto's of een video hebt om op dat geweldige moment terug te kijken? Onbetaalbaar! Bedenk je ook dat je dit beeldmateriaal weer kunt gebruiken als content voor de follow-up van bezoekers na het evenement. En als promotiemateriaal voor volgende evenementen. Al met al een zeer goede investering die zichzelf zeker terugbetaald.

 

Promotie

Zodra de eventtechnologie is gekozen, moet nog een aanzienlijk deel van het budget worden gereserveerd voor de eventmarketingstrategie. Natuurlijk zijn er talloze kanalen en methoden waar je je geld aan kunt uitgeven, maar hier volgen een paar populaire promotie-strategieën die veel door event-organisatoren worden gebruikt.

 

  1. Paid Search

Als je verwacht dat veel potentiële bezoekers online zoeken naar soortgelijke evenementen, is het de overweging waard om een deel van je promotiebudget te besteden aan SEO en betaalde zoekresultaten. Het populairste platform dat wordt gebruikt voor betaalde zoekstrategieën is Google AdWords.

 

Google AdWords biedt adverteerders een kort overzicht van de functionaliteit om te bieden op bepaalde zoekwoorden waarvoor ze willen rangschikken. Als je bijvoorbeeld een kleinschalig start-up evenement in de randstad organiseert, zijn dit een aantal zoekwoorden waar je mogelijk op wilt bieden:

 

  • Marketing Event
  • Start-up Event
  • Financieel event

 

Op basis van informatie zoals het maandelijkse zoekvolume en de totale vraag naar dat zoekwoord, bepaal je een prijs die concurrerend is met anderen die ook bieden op dat zoekwoord. Houd er ook rekening mee dat voor Google AdWords alleen kosten in rekening worden gebracht wanneer iemand op jouw link klikt. Houd rekening met deze factoren wanneer je bepaalt hoeveel van jouw budget je wilt toewijzen aan paid search.

 

  1. PR

Investeren in meer traditionele vormen van promotie van evenementen kan een waardevolle investering zijn. In het digitale tijdperk van vandaag bestaat public relations grotendeels uit het laten publiceren van jouw event-details in alle relevante media. Dit is waar investeren in PR van pas komt. Een PR-team of -bureau zal zowel de kennis als het netwerk hebben om ervoor te zorgen dat de informatie over en alle artikelen rondom jouw evenement worden gepubliceerd op de relevante kanalen en publicaties die de promotie van jouw evenement maximaliseren.

 

In plaats van een PR-bureau te gebruiken, kun je de PR ook zelf doen. Bijvoorbeeld door deel uit te maken van een PR-netwerk of een specifiek platform te gebruiken dat is ontworpen om je te helpen met PR. Hieronder staat een lijst met PR-platformen die hiervoor geschikt zijn. Let wel dat elk wordt geleverd met verschillende prijsniveaus en analytische functies:

 

 

  1. Betaalde Social Media

Een andere populaire vorm van digitale reclame is adverteren op social media. Zonder de juiste strategie kan dit je veel geld kosten. Alle grote sociale-mediaplatforms hebben een advertentie-aanbod en daarom zou de belangrijkste taak moeten zijn om voor elk platform een juiste strategie met bijpassende investering te vinden om een breed maar toch doelgericht bereik te verzekeren.

 

Facebook beschikt bijvoorbeeld over één van de krachtigste advertentieplatformen, waardoor je als adverteerder met een minimale inspanning een enorm bereik kunt realiseren. Advertenties kunnen worden weergegeven op basis van specifieke demografische gegevens, zoals leeftijd en geografische locatie. Ze kunnen ook worden gebruikt voor mensen die jouw eventwebsite hebben bezocht, wat een vorm van retargeting is.

 

Advertenties kunnen ook op basis van 'connecties' worden weergegeven. Wat betekent dat de advertenties worden getoond aan mensen wiens vrienden al zijn geregistreerd voor jouw evenement. Dit is slechts een korte samenvatting van wat Facebook-advertenties kunnen. Voor meer tips over deze vorm van eventpromotie en de algehele beste werkwijzen, neem een kijkje naar wat de socialmedia-experts over dit onderwerp zeggen.

 

Wanneer je voor alle bovengenoemde onderdelen voldoende budget reserveert weet ik zeker dat jouw evenement niet meer stuk kan. Heb je hulp nodig bij het samenstellen van jouw budget? Neem dan nu contact met mij op!

 

 

 

RECENT

04 Jan 2018 \\ Trends

06 Jan 2018 \\ Trends

10 Jan 2018 \\ Trends

POPULAR

08 Jan 2018 \\ Onderzoeksrapport

12 Jan 2018 \\ Trends

14 Jan 2018 \\ Trends

Copyright @ All Rights Reserved