In 3 stappen het PERFECTE draaiboek

 

Keyzer Events

BLOG

In 3 stappen het PERFECTE draaiboek

04 mei 2018 \\ Event Planning

Een goed draaiboek is onmisbaar bij elk evenement, zowel bij de voorbereiding als tijdens het event zelf. Download hier een gratis template.

 

Draaiboeken worden vaak alleen gezien als hulpmiddel bij de uitvoering van een event of activiteit. Maar een draaiboek is ook van groot belang bij de voorbereiding van het evenement. Het draaiboek dwingt je namelijk goed na te denken over de manier waarop het event van minuut tot minuut moet verlopen. Door op tijd te beginnen met het opstellen van het draaiboek, krijg je een helder overzicht van hoe ver je bent met de organisatie. En het schept duidelijkheid in wat er nog moet gebeuren. Door op tijd aan de slag te gaan met het draaiboek, win je tijd om vergeten zaken nog op de rit te zetten. Het draaiboek is klaar als alles klopt en alle organisatorische aspecten goed op elkaar aansluiten.

 

Hoe zet je zo´n draaiboek in elkaar?

 

Een draaiboek bestaat uit de volgende hoofdstukken:

 

1. Algemeen deel

2. Overzicht van taken en acties (wie, wat, waar)

3. Huishoudelijke informatie, lijst van benodigdheden en materialen

 

1. Algemeen deel: vooral veel telefoonnummers

 

In het algemene deel van het draaiboek staat informatie die alle medewerkers nodig hebben om hun werkzaamheden tijdens het event goed te kunnen uitvoeren. Dit deel moet in ieder geval de volgende informatie bevatten:

 

  1. Een overzicht van de organisatie, waarin staat aangegeven welke personen welke taken en bevoegdheden hebben en uiteraard hoe en waar deze personen tijdens het evenement te bereiken zijn;
  2. Een overzicht van de partijen die direct betrokken zijn bij het evenement met vermelding van adressen, namen van contactpersonen en telefoonnummers;
  3. Het kernprogramma met de begin- en eindtijden, de programmaonderdelen en de locaties.
  4. Een overzicht van andere relevante (toe)leveranciers zoals bijvoorbeeld een externe cateraar, AV-leverancier, sprekers, beveiliging en EHBO. Plaats hierbij ook weer adressen, contactpersonen en telefoonnummers.

 

2. Taken en acties: wie, wat, waar en hoe laat

 

Dit is de uitgebreide beschrijving van het programma. Voor elk programmaonderdeel is aangegeven:

 

  1. WAT het inhoudt
  2. HOE LAAT het begint en eindigt
  3. WAAR het zich afspeelt
  4. WIE voor het onderdeel verantwoordelijk is

 

Bij een relatief klein of eenvoudig event kan elk programmaonderdeel een apart hoofdstuk zijn. Bij grotere en complexere evenementen wordt dit hoofdstuk van het draaiboek echter al snel onoverzichtelijk. Het is dan verstandig een overzicht te maken per ruimte of sub thema of iets dergelijks.

 

Als er bij je event een groot aantal verschillende groepen medewerkers nodig is, kan het handig zijn extra hoofdstukken op te nemen. Hierin worden dan de belangrijkste taken en tijdstippen voor de verschillende medewerkersgroepen (zoals de gastvrouwen, technici, de medewerkers van de beveiliging en catering) op een rij gezet. Samenvattend moet de takenlijst van het draaiboek zo zijn ingedeeld, dat iedere medewerker snel kan vinden welke pagina´s voor hem of haar belangrijk zijn.

 

3. Huishoudelijke informatie

 

In de bijlagen van het draaiboek zijn stukken opgenomen die extra toegespitste informatie geven, zoals plattegronden, huisregels, routebeschrijvingen, gebruiksaanwijzingen en materiaallijsten. Begin tijdig met dit soort overzichten en controleer ook tussentijds regelmatig of alles klopt.

 

Communicatiemiddel

De locatie van de hoofdkraan hoort niet in het draaiboek!

 

Tijdens het event zelf is het draaiboek het belangrijkste communicatiestuk voor alle medewerkers. Daarom moet het overzichtelijk, begrijpelijk, informatief en toch beknopt zijn. De verleiding is groot om de kleinste details te beschrijven. Hiermee loop je het risico dat medewerkers niets meer kunnen vinden of dat zij het draaiboek links laten liggen omdat het teveel tijd en moeite kost om de informatie te lezen.

 

Een overzichtelijk en begrijpelijk draaiboek houdt in dat iemand die het document voor het eerst inziet, direct z´n weg kan vinden en begrijpt welke informatie erin staat. Een goede indeling en duidelijke lay-out zijn hiervoor super belangrijk!

 

Informatief betekent beknopt geformuleerde praktische informatie die logisch geordend is. Het gaat niet om details die alleen interessant zijn voor een kleine groep specialisten binnen de organisatie. Zo zijn bijvoorbeeld maar weinig personen geïnteresseerd in waar de hoofdkraan van de waterleiding zich bevindt.

 

Voor elk onderdeel of activiteit: evalueren en opnieuw beginnen

Hoewel alle benodigde informatie in het draaiboek staat, mag je er niet vanuit gaan dat je met een draaiboek alleen alles geregeld hebt. De verschillende medewerkers zullen altijd, voor de aanvang van een event, behoefte hebben aan instructies. Zo moeten wijzigingen in het programma doorgegeven worden, belangrijke programmaonderdelen nog eens apart doorgenomen worden en knelpunten worden besproken.

 

Zo'n instructie aan het begin van de dag geeft je bovendien de kans om de medewerkers in een positieve vibe te krijgen en te bedanken voor hun inzet. Zo worden de medewerkers betrokken en enthousiast gehouden voor het vervolg van het event.

 

Tips

Hoe maak je een goed draaiboek?

 

  1. Bedenk goed voor wie je het draaiboek maakt;
  2. Houd het draaiboek zo kort en bondig mogelijk;
  3. Beperk je tot relevante informatie;
  4. Begin op tijd met het opstellen van het draaiboek;
  5. Gebruik het draaiboek als een soort checklist vooraf;

 

Maak een duidelijke lay-out en werk bijvoorbeeld met kleuren om de verschillende delen en hoofdstukken van elkaar te onderscheiden.

 

Om het je makkelijk te maken heb ik alvast een opzet voor je gemaakt. Download hier het draaiboek.

 

 

RECENT

04 Jan 2018 \\ Trends

06 Jan 2018 \\ Trends

10 Jan 2018 \\ Trends

POPULAR

08 Jan 2018 \\ Onderzoeksrapport

12 Jan 2018 \\ Trends

14 Jan 2018 \\ Trends

Copyright @ All Rights Reserved