In 16 stappen het PERFECTE Event Marketing Plan

 

Keyzer Events

BLOG

In 16 stappen naar het PERFECTE Event Marketing Plan

06 apr 2018 \\ Event Planning

Herken je dat? Je organiseert een event, super leuk natuurlijk! Maar tegelijkertijd maak je je zorgen over het aantal registraties en de opkomst. Krijg je wel genoeg mensen bij elkaar? Komt iedereen wel opdagen? En wat nou als dat niet gebeurt? Straks moet ik de boel verzetten of zelfs annuleren!! Ik snap je uitdaging, maar wees gerust. I’ve got you’re back! In deze blog lees je hoe je een knaller van een eventmarketingstrategie opzet waarmee je deze angsten met een gerust hart overboord kunt gooien!

 

Magic 8

 

Vuistregel in de marketing is dat er gemiddeld 8 contactmomenten nodig zijn voordat een potentiële klant de keuze maakt om een product of dienst af te nemen. Deze vuistregel is ook heel goed te hanteren voor de bezoekers van zakelijke evenementen. Maar welke contactmomenten moet je inzetten en wanneer? Deze heb ik voor je op een rijtje gezet en verdeeld over twee trajecten. Namelijk het registratietraject en het warmhoudtraject.

 

Verhoog het aantal registraties

 

  1. Communiceer de datum

Zodra de datum bekend is plaats je deze op je website. Bijvoorbeeld in de eventkalender. Maar laat ook een mooie banner maken voor op de homepage zodat bezoekers op de website direct zien dat er een interessant event aankomt en wanneer.

 

  1. Verstuur een Save the Date

Mail bestaande klanten en prospects die je graag wilt uitnodigen zo snel mogelijk een Save the Date. Het is belangrijk dat zij zo snel mogelijk op de hoogte zijn van het geweldige event dat jij organiseert en tijd in hun agenda vrijhouden. Dit kan al voordat het programma volledig is uitgewerkt.

 

  1. Verstuur de officiële uitnodiging

Zodra er meer bekend is over het programma en de locatie verstuur je de officiële uitnodiging. Dit kan digitaal, per post of allebei.

 

  1. Eenvoudig registratieproces

Hoe makkelijker het is om je aan te melden, hoe groter de kans is dat mensen dit ook direct doen. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de informatie die al bekend is staat ingevuld zodra de genodigde op de aanmeldbutton klikt. Zorg ervoor dat duidelijk is met wie zij contact kunnen opnemen en hoe. Communiceer duidelijk je e-mail en telefoonnummer en zorg dat je bereikbaar bent.

 

  1. Retargetting

Maak diverse retargeting advertenties aan en zorg ervoor dat mensen die de registratiepagina of de website van het bedrijf of event hebben bezocht deze advertenties te zien krijgen. Waarom? Het helpt het aantal registraties te vergroten.

 

  1. Het lokkertje

Om het aantal registraties een snelle boost te geven helpt het om een presentje of ander voordeel ter beschikking te stellen voor de eerste X aantal aanmeldingen of bij aanmelding voor een bepaalde datum. Zorg ervoor dat dit goed aansluit bij het onderwerp van het event. Het moet iets zijn wat jouw doelgroep echt graag wil hebben.

 

  1. Samen sta je sterker

Betrek (sales) collega’s bij het uitnodigingsproces. Laat (potentiële) klanten persoonlijk uitnodigen door de collega die het beste contact met ze heeft. Om dit voor elkaar te krijgen is het belangrijk dat je deze collega’s al vanaf het begin bij het project betrekt en zij ook enthousiast zijn over wat je aan het doen bent.

 

  1. Social Media

Spread the word via Social Media. Welke kanalen je hiervoor moet gebruiken is helemaal afhankelijk van het type event en je doelgroep.

 

  1. Print

Als het past bij je doelgroep en binnen je budget is het plaatsen van een print advertentie ter promotie van je event ook zeker een optie.

 

 

Verhoog de opkomst

 

  1. Bevestiging

Zodra iemand zich geregistreerd heeft verstuur je een bevestiging per mail. Ik hoop dat je beschikt over een mooie marketing automation tool, want dan kun je die bevestiging al klaar zetten en automatisch laten versturen zodra iemand zich registreert. Scheelt je een hoop werk en draagt bij aan de positieve ervaring van de registrant 😉.

 

  1. Updates

Verstuur 1 a 2 keer in de aanloop naar het event een update over de voortgang van de organisatie, het programma, de locatie, het aantal aanmeldingen, sprekers etc. Zo zorg je ervoor dat het event top of mind blijft bij de mensen die zich hebben aangemeld.

 

  1. Het lokkertje

Verstuur het presentje of breng deze persoonlijk langs. Hierbij gaat de voorkeur uit naar persoonlijk langsbrengen. Je zult zien dat mensen blij verrast zijn door de persoonlijke aandacht die ze van je krijgen. Maak ook meteen gebruik van dit moment om te vragen naar het bedrijf waar die persoon voor werkt en waarom diegene naar het event komt.

 

  1. Inspraak

Geef de bezoekers inspraak in het programma door ze zo’n twee a drie weken voor het event te bellen en te vragen waarom zij het event bezoeken en welke vragen zij beantwoord willen zien. Koppel deze informatie terug naar de sprekers op het event en zorg ervoor dat zij zoveel mogelijk vragen beantwoorden.

 

  1. Netwerken

Het is voor veel mensen belangrijk om te kunnen netwerken tijdens een event. Daarom is het verstandig een overzicht met bedrijfsnamen te delen die aanwezig zullen zijn tijdens het event. LET OP: wegens de privacywetgeving mogen geen persoonsnamen en/of functienamen gedeeld worden.

 

  1. Nabellen

Bel 1,5 week voor het event nogmaals iedereen na. Vraag of zij er nog steeds bij zijn en vertel wat je met hun eerdere feedback hebt gedaan om het programma te verreiken. Vraag naar dieetwensen. Geef aan dat de definitieve details een week voor het event verstuurd worden.

 

  1. Definitieve details

Stuur een week voor het event de definitieve details; programma, locatie, tijden, routebeschrijving en eventuele andere informatie die van belang is.

 

Heb je hulp nodig bij het verhogen van het aantal registraties en de opkomst naar jouw event? Neem dan nu contact met ons op!

RECENT

04 Jan 2018 \\ Trends

06 Jan 2018 \\ Trends

10 Jan 2018 \\ Trends

POPULAR

08 Jan 2018 \\ Onderzoeksrapport

12 Jan 2018 \\ Trends

14 Jan 2018 \\ Trends

Copyright @ All Rights Reserved