10 tips voor de perfecte eventlocatie

 

Keyzer Events

BLOG

10 tips om de PERFECTE Eventlocatie te kiezen

15 mrt 2018 \\ Event Planning

Bij het organiseren van een event komen er veel keuzemomenten op je pad. Het kiezen van de locatie is daarbij de beslissing die de meeste impact heeft op het event. De datum, cateringopties en de beleving van de gasten worden hierdoor allemaal in meer of mindere mate beïnvloed.

 

Klinkt dit een beetje intimiderend? Wees gerust. In deze blog lees je precies waar je aan moet denken, welke beslissingen je wanneer moet nemen en hoe je deze keuzes het beste maakt.

 

Wanneer op zoek naar een locatie

 

Hoe eerder hoe beter! Zodra je weet wat je budget is, hoeveel gasten je ongeveer verwacht en de ruimte die je nodig hebt kun je de zoektocht starten. Reserveer een locatie minimaal 4 tot 6 maanden van tevoren zodat je voldoende tijd hebt om andere zaken te plannen zoals de catering, aankleding, het programma, sprekers, brochures en websites.

 

10 dingen om in overweging te nemen

 

  1. Locatie

Waarschijnlijk heb je hier allang over nagedacht, maar ik benoem het toch nog even. Kijk goed naar je doelgroep. Wie zijn zij, waar komen ze vandaan en met welk vervoermiddel komen ze? Voor een bedrijfsfeest voor het personeel is een locatie die dicht bij de werklocatie ligt geschikt. Organiseer je een event met internationale bezoekers en sprekers? Kies dan voor een locatie die dicht bij een luchthaven en hotels gelegen is. Welke locatie het ook wordt, houd altijd rekening met verkeers-, transport- en parkeeropties.

 

  1. Parkeren

Heeft de locatie een parkeerplaats of vallet parking? Ideaal! Is dat niet het geval. Kijk dan of er een parkeergarage in de buurt is waar bezoekers kunnen parkeren. Organiseer je een event of festival ergens op een buitenterrein? Onderzoek dan de opties om een veld in te richten als parkeerterrein. De extra kosten hiervoor kun je opnemen in het budget, doorberekenen in de ticketprijs of je kunt de gasten laten betalen voor het parkeren.

 

  1. Capaciteit en kosten

Wat is de capaciteit van de locatie? Dit moet je om een aantal reden weten. Ten eerste omdat als je 500 bezoekers verwacht, deze nooit in een ruimte geschikt voor 250 personen passen. En ten tweede omdat de locatie zich te houden heeft aan de brand- en veiligheidsvoorschriften. Vraag ook altijd of er een minimum te besteden bedrag aan Food&Beverages (F&B) is. Als dit het geval is, vergelijk dan dit minimum te besteden bedrag met de uitgaven van voorgaande evenementen. Verwacht je veel meer aan F&B uit te geven dan het minimum te besteden bedrag? Dit betekend dat je een goede klant bent voor de locatie en dit biedt ruimte voor onderhandelingen. Kijk of je in ruil voor je opdracht extra diensten gratis kunt krijgen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een uitbreiding van het WIFI-netwerk of AV-diensten.

 

  1. Diensten en voorzieningen

Heeft de locatie een eigen keuken en kan het de catering voor je evenement verzorgen? Top! Locaties zonder keukenfaciliteiten hebben meestal een samenwerking met een vaste cateraar. Controleer in beide gevallen altijd of het soort eten dat wordt aangeboden kwalitatief aan jouw eisen voldoet. Dit kun je perfect uittesten tijdens een tasting waarbij diverse hapjes, fingerfood of zelfs gerechten worden bereid en gepresenteerd. Is het eten niet goed genoeg, dan kan dit een negatieve invloed hebben op de beleving van de gasten. Kies daarom voor een locatie waar heerlijk eten wordt geserveerd of neem je eigen cateraar mee.

 

Heeft de locatie tafels, stoelen en tafellinnen die je mag gebruiken? Als een locatie deze items heeft kun je hiermee veel tijd, geld en moeite besparen. Er even vanuit gaande dat het meubilair binnen het thema past. Hebben ze een opbouw- en schoonmaakploeg? Knijp maar in je handen, want dit is niet altijd het geval. Als deze services niet beschikbaar zijn, moet je zelf een team samenstellen voor de op- en afbouw en de schoonmaak.

 

Vraag ook altijd naar de beschikbare AV-diensten. Sommige locaties hebben alle benodigde AV-apparatuur ingebouwd, maar bij andere moet je die zelf meenemen.

 

  1. Lay-out

Hoewel je de locatie al vroeg in het planningsproces zult boeken, is het wel belangrijk om op globaal niveau een idee te hebben van welke activiteiten je wilt laten plaatsvinden, de faciliteiten die je nodig hebt en de behoeften van het eventteam en de bezoekers. Terwijl je je selectie verfijnt, maak je een geïllustreerde plattegrond van iedere locatie. En bezoek je minimaal één keer je favorieten waarbij je belangrijke zaken noteert als waar zich de stopcontacten bevinden en waar de AV-apparatuur zich bevindt of geplaatst kan worden.

 

De lay-out en plattegrond hebben een belangrijke invloed op jouw event vanwege:

- De verkeerstroom. Denk goed na over hoe je de gasten door de ruimte wilt laten bewegen. Waar wil je ze als eerst kennis mee laten maken? Houd ook rekening met drukke punten als de ingang, registratie en toiletten. Houd hier rekening mee bij het kiezen van de locatie en kijk hoe je de doorloop zo efficiënt en plezierig mogelijk kan maken voor je gasten.

 

- Event-faciliteiten. Komen er gastsprekers? Heb je hier een podium voor nodig en zo ja, kunnen deze geplaatst worden? Heb je een demoruimte nodig, komt er een bar? Waar komt de catering? Zet alles op een rijtje en plaats de verschillende onderdelen in de plattegrond. Past dit en zullen de bezoekers zich nog prettig kunnen verplaatsen of wordt het erg vol en druk?

 

  1. Sfeer

Besteed extra aandacht aan de bestaande sfeer en aankleding van de locatie. Welke architectuurstijl is het gebouw en wat brengt het interieur over. Hoe dichter dit ligt bij de sfeer en stijl waar je naar op zoek bent, hoe minder je zelf hoeft toe te voegen om het volledig te laten aansluiten op het thema van jouw event. Als je een gala organiseert ben je waarschijnlijk naar een hele andere locatie opzoek dan wanneer je een beurs of expo houdt.

 

  1. Verzekering

Hoe groter je event hoe belangrijker een verzekering wordt. Niet alleen vanwege risico's als brand of slechte weersomstandigheden. Maar denk bijvoorbeeld ook aan ziekte van de top spreker op je event. Sommige locaties stellen dit zelfs als vereiste. Er zijn steeds meer aanbieders van evenementenverzekeringen. Je kunt hiernaar vragen de zakelijke verzekeraar waar jouw organisatie bij verzekerd is. Bieden zij geen evenementenverzekering aan, neem dan eens een kijkje bij Klap Evenementenverzekeringen

 

  1. Toegankelijkheid

Het is belangrijk dat iedereen, ook minder validen mensen, toegang hebben tot de locatie en zijn voorzieningen. Voordat je deze vraag kunt beantwoorden, moet je weten wie je gasten zijn en waar zij behoefte aan hebben. Of er kinderen aanwezig zullen zijn op het event weet je waarschijnlijk wel. Maar of er mensen zullen zijn die bijvoorbeeld in een rolstoel zitten of blind zijn is iets lastiger inschatten. Het kan helpen om de bezoekers van eerder door jou organisatie georganiseerde events te bekijken. Dit geeft je een goede indicatie en helpt je een inschatting te maken.

 

  1. Akoestiek

Heb je ooit een evenement bezocht op een locatie waarbij het geluid zo luid was dat het moeilijk was om andere te verstaan, waardoor je zo hard moest praten dat je je stem verloor en de volgende dag last had van je oren? En dat slechts in een paar uur tijd? Dat wordt veroorzaakt door slechte akoestiek. Akoestiek is een luxe woord voor hoe geluid door een ruimte reist. Een laag plafond lijkt misschien gezellig, maar zorgt ervoor dat het geluid harder klinkt als de zaal vol staat. Een hoog plafond zoals in een pakhuis zal resulteren in een echo. Zoek daarom een middenweg. Toch gekozen voor een top locatie met een slechte akoestiek? Er zijn manieren om dit op te lossen. Bekijk bijvoorbeeld eens de mogelijkheden van ET Projects.

 

  1. Kosten en flexibele eventdatum

Flexibel zijn met de datum van het evenement kan een goede manier zijn om met locaties te onderhandelen. Ze hebben mogelijk open datums in hun agenda die ze willen invullen. Door 2-3 datumopties te bieden, heb je een grotere kans op korting op de prijs.

 

 

Een locatie zoeken

 

Het vinden van de juiste locatie voor jouw evenement kan nogal wat tijd kosten. Gelukkig zijn er een paar manieren waarmee je tijd kunt besparen:

  • Neem contact op met het lokale conferentie- en bezoekerscentrum van de regio om te informeren naar locaties die het beste aansluiten bij jouw behoeften.
  • Op websites als evenementorganiseren.nl en events.nl, vind je overzichten van locaties bij jou in de regio.
  • Ook kun je het slectieproces uitbesteden aan een Event Specialist.

 

Zoals je ziet komt er veel kijken bij het kiezen van de perfecte locatie. Maar met bovenstaande tips komt het helemaal goed!

 

Heb je hulp nodig bij het selecteren van de ideale locatie voor jouw event? Neem dan nu contact met ons op!

RECENT

04 Jan 2018 \\ Trends

06 Jan 2018 \\ Trends

10 Jan 2018 \\ Trends

POPULAR

08 Jan 2018 \\ Onderzoeksrapport

12 Jan 2018 \\ Trends

14 Jan 2018 \\ Trends

Copyright @ All Rights Reserved